Como gerir o tempo em pequenas empresas: técnicas e ferramentas

A gente sabe o quanto é difícil administrar tantas coisas ao mesmo tempo. Além de todas as atividades da empresa, sempre sobram demandas e falta tempo. Esse não é um desafio fácil, mas também não é difícil de ser controlado, pois com planejamento e muita paciência, você vai conseguir conciliar tempo e demandas. Quer saber como? Continue a leitura!

Importância da gestão do tempo em pequenas empresas

Quando você se convence que é preciso parar, planejar e organizar o seu tempo para otimizar suas atividades, uma janela se abre e tudo começa a ficar fácil. Se você exerce um cargo de liderança, é preciso entender que sua postura está sendo copiada pelos liderados, e caso você não tenha uma boa relação com o tempo, toda a equipe será afetada pela má gestão.

Quando a empresa otimiza o tempo, as atividades são executadas de maneira mais rápida e a qualidade do trabalho é nitidamente evoluída.

Separe todos os processos da sua empresa em uma planilha, depois faça um mapeamento de quanto tempo você gasta atualmente para desenvolver cada processo.

É importante que você tenha ao menos 30% do tempo de funcionamento livre para eventuais problemas ou para aproveitamento de treinamento de funcionários ou atividades de endomarketing com os seus colaboradores.

Ferramentas de gestão de tempo

Depois de entender como gerir o tempo de forma eficaz, agora você precisa conhecer algumas ferramentas que vão te auxiliar nessa tarefa.

Trello

Essa ferramenta está disponível para uso gratuito, com algumas limitações e na forma premium para uso de todas as funções. É possível utilizar a versão gratuita para muitas tarefas.

O Trello permite que você organize suas atividades em um painel e crie quadros para cada atividade e dentro dessas atividades. Você pode incluir suas demandas, incluir prazos para conclusão de cada uma delas e também ter o controle de quem está realizando aquela demanda em tempo real, desde que a pessoa seja adicionada ao quadro.

Também é possível incluir arquivos, vídeos, GIFS e comentários, e você acompanha tudo de onde estiver. Basta acessar sua conta de qualquer dispositivo.

G Suite

Essa plataforma disponibilizada pelo Google, permite que você contrate um pacote empresarial com todas as ferramentas disponibilizadas pela empresa na forma premium digamos assim, como Gmail, Agenda e Drive.

Você tem a possibilidade de incluir arquivos de forma segura e delegar tarefas ao mesmo tempo que acompanha a realização das mesmas de onde estiver.

Asana

A ferramenta possibilita que você crie quadros através de painéis de organização similares ao Trello. O diferencial é que além de aplicar prioridades para cada atividade, você visualiza todas as demandas direto no calendário, proporcionando mais organização e controle das atividades

Técnica de Gestão do tempo

Uma das técnicas mais conhecidas de gestão do tempo é a Pomodoro, uma técnica criada nos anos 80, pelo italiano Francisco Cirillo. A Pomodoro funciona da seguinte forma:

• Crie ciclos de trabalho e separe todas as demandas em ciclos com o cronômetro marcado em 25 minutos sem intervalos;
• Após os 25 minutos, descanse 5. Cada Pomodoro equivale a 25 minutos e 5 de intervalo, após completar um ciclo de quatro Pomodoros descanse por 15 ou 20 minutos;
• Recomece o ciclo de Pomodoros até concluir sua atividade.

Agora que você já conhece algumas técnicas e ferramentas de gestão do tempo, basta colocar em prática tudo que a gente mostrou no nosso post. Vamos nessa?