Capacitação

Rotina administrativa e o seu negócio

Devemos sempre ter em mente que ter uma rotina administrativa é fundamental; já que quanto mais você tiver controle sobre tudo o que engloba a sua empresa, melhor será para administrá-la; principalmente em meio a possíveis crises.

Por isso, trouxemos mais uma ferramenta que pode te ajudar muito nesta tarefa: a rotina administrativa.

Rotina administrativa nada mais é do que um processo sistemático que pode viabilizar desde atividades simples da empresa, até operações de tecnologias mais complexas.

Para isso acontecer, é necessária a manutenção básica de funções que movem a empresa, que devem ser feitas seguindo normas, métodos e boas práticas. Em funcionamento, a rotina administrativa auxilia a prever resultados e manter tarefas em dia.

Qual é a importância de uma rotina administrativa?

Como já dito, a rotina administrativa, quando implementada, pode manter tarefas em dia e prever resultados. Ela é especialmente necessária nas áreas comercial, administrativa, financeira e pessoal. A melhor forma de executá-la, é delegando a gestão para pessoas que conheçam algumas técnicas, e que dominam as tecnologias necessárias.

Ou seja, contratar profissionais especializados e que saibam profundamente sobre suas áreas de atuação contribui satisfatoriamente para o bom resultado da rotina administrativa.

Afinal, a rotina administrativa nada mais é do que o conjunto de engrenagens básicas que movem o negócio e mantém as condições mínimas para o seu crescimento.

Por isso mesmo a sua extrema importância: de acordo com um estudo realizado pela SEBRAE, 55% dos empresários não pensaram em como a empresa funcionaria no dia a dia, nem elaboraram um plano de negócios, sendo que 24% sequer identificou tarefas necessárias e os responsáveis para cada uma delas.

Como elaborar uma rotina administrativa para a minha empresa?

O primeiro passo para evitar que haja essa desorganização e você não saiba como resolver depois é identificar como a sua empresa funciona e quais processos estão envolvidos, do início ao fim.

Ou seja, criar um fluxograma e detalhar nele todas as tarefas da gestão e sua ordem de execução é primordial para iniciar uma boa rotina administrativa.

Importante destacar que as rotinas administrativas variam, conforme o escopo de cada negócio. Mas isso não quer dizer que não sigam o básico: cada organograma de como funciona cada departamento deve conter seu nível de hierarquia e as suas etapas executadas, além de um manual de rotina e um regulamento interno.

Essa tríade é a base para que você, mais para frente, possa executar com perfeita organização as atividades de uma rotina administrativa, que são:

  • Organização de materiais e documentos;
  • Controle de entrada e saída de materiais;
  • Registro de frequências de funcionários (registro de ponto);
  • Fiscalização da ordem nos ambientes;
  • Operação de equipamentos eletrônicos;
  • Realização e atendimento de chamadas telefônicas;
  • Emissão de notas fiscais, recibos e contra-cheques dos funcionários;
  • Realização de transferência bancária e depósitos;
  • Emissão de relatórios.

Capacitar seus profissionais é a chave para uma boa rotina administrativa

De nada adianta montar fluxogramas, se você não capacitar quem cuidará das funções de cada departamento. Por isso que é imprescindível escolher bons profissionais, para que eles também possam indicar melhorias em processos e automatizações, quando necessárias.

Indique o cenário ideal, entenda quais são os pontos falhos e o que fazer quando algo pode dar errado. Com um bom manual de rotina, fica ainda mais simples criar uma administração competente que faça girar todo o seu negócio.

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